Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Alexander Höpken
Auf dem Stemmingholt 21
46499 Hamminkeln
E-Mail: hello@aktenwerk.app

2. Datenhaltung in Aktenwerk

Aktenwerk ist eine Cloud-Anwendung auf Basis von Google Firebase. Deine in Aktenwerk erfassten Daten (Akten, Gutachten, Rechnungen, Fotos, Auftraggeberdaten, Notizen) werden in einer Firestore-Datenbank in der Region europe-west3 (Frankfurt/Main) gespeichert. Dateien (Fotos, PDFs, Dokumente) werden in Firebase Storage ebenfalls innerhalb der EU abgelegt. Sämtliche Übertragungen sind TLS-verschlüsselt.

Der Zugriff auf die Daten ist durch Firestore-Security-Rules abgesichert: Nur eingeloggte Mitglieder der jeweiligen Organisation (Mandant) dürfen die Daten dieser Organisation lesen und schreiben. Ohne Login zeigt die App keine inhaltlichen Daten.

3. Authentifizierung

Zur Anmeldung nutzen wir Firebase Authentication. Du kannst dich wahlweise mit E-Mail/Passwort oder mit deinem Google-Konto anmelden. Die E-Mail-Adresse wird zur eindeutigen Identifikation und für Passwort-Wiederherstellung gespeichert. Passwörter liegen ausschließlich als Hash bei Firebase.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch die Registrierung).

4. Erhebung beim Besuch dieser Webseite

Beim Besuch dieser Webseite werden automatisch Informationen durch den Firebase-Hosting-Server in sogenannten Server-Log-Dateien gespeichert. Dazu gehören:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners (i. d. R. anonymisiert / gekürzt)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch fehlerfreien Darstellung sowie an IT-Sicherheit). Die Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

5. Externe APIs in der App

Aktenwerk nutzt bei Bedarf folgende externe Dienste:

• Google Firebase (Frankfurt, Ireland) für Authentifizierung, Datenbank (Firestore), Dateispeicher (Storage) und Hosting.
• Google Sign-In für die optionale Anmeldung mit Google-Konto.
• OpenPLZ-API (openplzapi.org) für die automatische Ort-Ermittlung anhand der Postleitzahl.
• Nominatim / OpenStreetMap (nominatim.openstreetmap.org) für die Geokodierung von Objektadressen.
• Google Fonts (fonts.googleapis.com) für die Auslieferung der Schrift „Inter".

An diese Dienste wird im Rahmen der Nutzung ausschließlich die jeweils benötigte Adresse bzw. Koordinate übertragen — keine weiteren personenbezogenen Akten-Inhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung dieser Funktionen).

6. Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon werden die vom Nutzer mitgeteilten Angaben (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen) zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme bzw. Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck erledigt ist, spätestens nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

7. Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung

Soweit Aktenwerk in deinem beruflichen Kontext eingesetzt wird und personenbezogene Daten Dritter (z. B. deiner Auftraggeber, Gerichtsbeteiligten) verarbeitet werden, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Bitte wende dich für den Abschluss eines solchen Vertrags an hello@aktenwerk.app.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) / Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen)

Zur Ausübung wenden Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten.

9. Cookies & lokaler Speicher

Diese Webseite verwendet keine Cookies für Tracking oder Analyse. Die Aktenwerk-App nutzt technisch notwendigen lokalen Speicher (IndexedDB, LocalStorage) zur Zwischenspeicherung von Anwendungsdaten und zur PWA-Funktionalität. Diese Informationen verbleiben im Browser des Nutzers und werden nicht an Dritte übertragen.

10. Aktualität und Änderung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand April 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.