Akten, Gutachten, Rechnungen nach JVEG, Termine, Textbausteine, Kalkulation und Fotodokumentation — alles in einer modernen Cloud-App. Entwickelt für öffentlich bestellte Sachverständige, Bauingenieure und Energieberater, die ihre Zeit lieber mit Gutachten verbringen als mit Word.
Über 26 Module — entwickelt mit Input aus echten Bausachverständigen-Handbüchern (Zöller/Seibel, BVS, Reguvis) und nach den kanonischen Gutachten-Strukturen.
Der zentrale Drehpunkt pro Auftrag: Stammdaten, Stunden, Auslagen, Rechnungen, Angebote, Gutachten, Fotos, Dokumente, Normen, Messgeräte und Erläuterungstermine — alles in einer Ansicht. Kennzahlen und Finanzen pro Akte auf einen Blick.
Mehrere Mandanten (Organisationen) in einem Account: Demo-Mandant zum Ausprobieren + eigene Produktiv-Mandanten. Rollen-basierte Zugriffe (Owner / Admin / Mitarbeiter / Readonly), Einladungs-Codes, Super-Admin-Freischaltung pro Nutzer.
13-Abschnitte-Struktur nach Handbuch für Bausachverständige. Rich-Text-Editor, Vorlagen für Bauschaden/Beweissicherung/Mängel mit Template-Texten pro Abschnitt, Word- und PDF-Export mit Briefkopf und Lichtbildanlage.
§ 9 Honorar (M1/M2/M3), § 5 Fahrtkosten, § 7 Schreibauslagen (1.000er-Blöcke mit Ausfertigungen), Lichtbilder (1./weitere), Kopien s/w + farbig mit Staffel. Automatische Übernahme aus Stunden- und Auslagenerfassung.
Auf jeder Rechnung automatisch ein EPC-069-12 QR-Code unten rechts. Kunde scannt mit Banking-App — Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck sind vorausgefüllt. Schnellere Bezahlung, weniger Überweisungsfehler.
Stoppuhr mit Start / Pause / Stopp live im Stunden-Modul. Auftrag wählen, Tätigkeit eintippen, Start — beim Stopp wird automatisch gebucht. Übersicht pro Auftrag mit Stunden + Netto-Betrag. Direkte Übernahme in die JVEG-Rechnung.
7-stufiger Status (Anfrage / Angebot raus / Nachverhandlung / Angenommen / AB versendet / Abgelehnt / Abgelaufen). Pipeline-KPIs: offenes Volumen, Gewonnen, Conversion-Rate. Auftragsbestätigung auf Knopfdruck, dann „→ in Auftrag umwandeln".
Multi-Upload pro Akte mit Raum-Zuordnung, Beschreibung, GPS-Koordinaten und Aufnahmedatum. Firebase Storage im Hintergrund, automatische Einbindung ins Gutachten als Lichtbildanlage.
Fokussierte Mobile-Oberfläche. Akte wählen, Fotos hochladen, Sprachnotizen einsprechen, Timer für Dauer — alles offline-fähig als PWA. Beim Speichern werden die Notizen automatisch an die Akte gehängt.
Offene Forderungen sortiert nach Verzug. Mahnstufen-Skala nach SV-Standard (>0 Tage / >14 / >35) mit farbigen Zeilen-Hintergründen. Badges: „im Ziel / Erinnerung / 1. Mahnung / 2. Mahnung".
USt-Voranmeldung pro Quartal mit Jahres-Summe, BWA-Monatstabelle (Erlöse / USt-Schuld / Ausgaben / Vorsteuer / Ergebnis), Umsatz-Bar-Chart Monat für Monat, Sachgebiete-Pie-Chart.
Ortstermine und Abgabefristen zusammengeführt. 4-Stufen-Farbeskalation: rot (überfällig), orange (≤7 Tage), gelb (≤14 Tage), grün (>14 Tage). Dashboard zeigt nächste 5 Fristen auf einen Blick.
Inventar-Nr., Seriennummer, Kalibrierung mit Intervall und Prüfstelle. Eskalations-Warnung: rot bei überfälliger, orange bei ≤ 60 Tagen fälliger Kalibrierung. Zuordnung zum Auftrag als Junction-Tabelle.
Mündliche Gutachten vor Gericht: Ladungsdatum, Gericht/Saal/Richter, Parteien. JVEG-Vergütung live berechnen (Dauer + Wartezeit + Fahrt), Status (geplant / geladen / vorbereitet / durchgeführt / vergütet).
Lieferantenrechnungen mit Auto-Fill aus dem Lieferanten-Stamm (Adresse, USt-IdNr, Kategorie, Zahlungsweise, Zahlungsziel). Skonto mit % + Frist, DATEV-SKR-Konto und Kostenstelle, Multi-Beleg-Upload.
Kostenschätzung pro Auftrag mit Gewerke-Gruppierung (Rohbau, Estrich, Fenster, …). Ist-/Soll-Übersicht aus Stunden + Auslagen + Rechnungen, Kostenlimit-Warnung ab 90 %.
Volltextsuche über alle Akten, Gutachten, Rechnungen und Angebote aus der Top-Bar. Separates Befangenheits-Register: Auftraggeber, Richter, Gerichte mit Live-Filter — die Prüfung vor neuer Auftragsannahme.
158 deutsche Gerichte (Amts-, Land-, Oberlandesgerichte) mit Adresse und Telefonnummer integriert. Beim Anlegen eines Auftraggebers vom Typ „Gericht" per Klick übernehmen — Firma, Adresse, Telefon werden automatisch gefüllt.
Vier KPI-Kacheln, 9 Info-Kacheln mit Finanzen, Pipeline, Stunden, Heute, Fristen, Umsatz-Chart, Kalibrierung, Fortbildung und Akten-Liste. Alle mit Links direkt ins passende Modul.
Lead erfassen, Angebot erstellen, bei Zusage auf Knopfdruck in Auftrag umwandeln — Akte wird automatisch angelegt.
Timer starten, Fotos mit Raum-Zuordnung aufnehmen, Messgeräte zuordnen, Notizen direkt in der Akte.
13 Abschnitte mit Textbausteinen befüllen, Vorlagen nutzen, Lichtbildanlage wird automatisch aus Fotos erzeugt.
Honorar aus Stunden + Auslagen übernehmen, JVEG-Auslagen-Vorlage einfügen, SEPA-QR automatisch, PDF-Versand.
OPOS-Überwachung, Mahnstufen farbig, DATEV-Export für den Steuerberater, USt-Voranmeldung pro Quartal.
Gerichtsakten, Beweisbeschlüsse, Richter-Briefanrede, JVEG-Abrechnung, Rückfragen-Stellungnahmen. Alles, was das Gericht erwartet.
Privatkunden, Versicherungen, Anwälte. Angebote, Schadensgutachten, Wertermittlungen, Beweissicherung.
Schäden an Gebäuden, Schimmel, Fenster & Fassade, Putz/WDVS, Estrich. Mit fachgerechten Bausteinen und Normen-Referenzen.
BAFA / BEG-EM-Beratung, iSFP, GEG-Nachweise, BlowerDoor, Thermografie — mit eigenen Textbausteinen und Kalkulationsartikeln.
Aktenwerk befindet sich aktuell im frühen Zugang. Registriere dich jetzt und nutze die App in der Demo-Version mit Beispieldaten. Nach Freischaltung deines Mandanten arbeitest du mit deinen eigenen Daten.
Die Daten liegen in einer verschlüsselten Google-Cloud-Firestore-Datenbank in der Region Frankfurt (europe-west3). Zusätzlich werden große Dateien (Fotos, Dokumente) in Firebase Storage abgelegt — ebenfalls in der EU. Die Daten sind durch Org-Membership-Rules abgesichert: Nur Mitglieder deines Mandanten haben Zugriff.
Ja. Die App ist als Progressive Web App (PWA) implementiert. Beim ersten Aufruf werden die Bundle-Dateien im Browser zwischengespeichert. Die lokale Drift-SQLite-Datenbank (WASM) hält deine Daten auch ohne Verbindung bereit — ideal für den Ortstermin. Beim nächsten Online-Gang wird synchronisiert.
Jeder Nutzer wird nach der Registrierung vom Administrator freigeschaltet und bekommt automatisch Lesezugriff auf den Demo-Mandanten. Für die produktive Arbeit legst du einen eigenen Mandanten an (z. B. „Mein SV-Büro"). Kollegen lädst du per 8-stelligem Einladungscode mit Rolle (Admin/Mitarbeiter/Readonly) ein. Wechseln zwischen Mandanten über den Org-Switcher rechts oben.
Alle Gutachten, Rechnungen, Angebote und Anschreiben werden als druckfertige A4-PDFs generiert — mit Logo oben rechts, Absender-Mini-Zeile, Empfänger-Block links, Metadaten rechts, Positionen-Tabelle mit Langtext, Summen-Block und Fußzeile. Rechnungen bekommen zusätzlich einen SEPA-QR-Code nach EPC-069-12 unten rechts.
Ja. In Steuer & BWA kannst du DATEV-CSV-Exporte für Erlöse und Eingangsrechnungen ziehen. Die SKR03/04-Kategorie wird dabei pro Eingangsrechnung erfasst. Dein Steuerberater kann die CSV direkt einlesen.
Ja. Daten liegen verschlüsselt in der EU (Frankfurt), Zugriff ist über Org-Membership-Rules und SuperAdmin-Freischaltung abgesichert. Eine DSGVO-Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung ist auf Anfrage möglich.
Aktuell im frühen Zugang. Der Demo-Zugang ist dauerhaft kostenlos. Für produktive Nutzung mit eigenem Mandanten erstellen wir dir gerne ein individuelles Angebot — siehe Kontakt.
Nach der Registrierung siehst du einen Warte-Screen. Der Administrator erhält eine Benachrichtigung und schaltet deinen Account frei (in der Regel innerhalb weniger Stunden). Danach kannst du entweder direkt den Demo-Mandanten erkunden oder einen eigenen Mandanten anlegen.
Registriere dich mit Google oder E-Mail. Nach Freischaltung bekommst du automatisch Lesezugriff auf den Demo-Mandanten mit Beispieldaten und kannst zusätzlich deinen eigenen Mandanten anlegen.
Aktenwerk wird von Alexander Höpken entwickelt — Dipl.-Ing. (FH), M. Eng., Sachverständiger und Bauelemente-Experte.